Quy trình lập vi bằng trên Microsoft Teams

Blog Thừa phát lại - Dù thuộc trường hợp nào thì khi tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng, Thừa phát lại làm rõ khả năng khách hàng có thể ghi màn hình/cung cấp file ghi màn hình được không để Thừa phát lại áp dụng đồng thời việc ghi âm, sử dụng chức năng ghi màn hình máy tính hoặc thậm chí sử dụng camera ngoài để quay, tránh trường hợp bị động, không có file lưu diễn biến cuộc họp.

Xã hội ngày càng hiện đại, việc giao tiếp bằng hình thức online dần thay thế một phần giao tiếp trực tuyến truyền thống. Các công ty có xu hướng cho nhân viên “work from home”. Từ đó, ngày càng nhiều ứng dụng/phần mềm họp trực tuyến được ra đời. Một trong số đó là  Microsoft Teams. Đây là phần mềm họp trực tuyến được rất nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức lựa chọn để họp online. Rất nhiều vấn đề quan trọng có thể được thảo luận, chốt tại các cuộc họp online như vậy.

Tuy vậy, do đặc thù họp online nên có những sự việc đã diễn ra tại cuộc họp nhưng nếu không được lập văn bản ký tên đầy đủ có thể bị “chối”. Thậm chí, dù đã cẩn thận ghi màn hình cuộc họp nhưng nếu có ai đó “chối” thì có thể thực hiện thủ tục giám định video ghi hình phức tạp, mất thời gian, chi phí…

Một giải pháp để giải quyết việc này đó là mời Thừa phát lại lập vi bằng cuộc họp trên Microsoft Teams.

Bài viết dưới đây, Thừa phát lại Đức Hoài sẽ trao đổi các bước cơ bản mà các Thừa phát lại sẽ thực hiện để lập vi bằng và ghi nhận chứng cứ trên Microsoft Teams. Các bước này giúp việc mô tả diễn biến cuộc họp được khách quan, toàn vẹn và tránh bị bác bỏ.

Tìm hiểu về cuộc họp trên Microsoft Teams

Thừa phát lại sẽ tìm hiểu sơ bộ địa điểm cần Thừa phát lại có mặt để lập vi bằng? Cuộc họp về nội dung gì? Có bao nhiêu thành viên tham dự? Họ đều có user do cùng tổ chức/doanh nghiệp cung cấp hay có user bên ngoài? Có thể cho phép quay phim màn hình cuộc họp hay không? Có công cụ loa/micro bên ngoài để hỗ trợ thêm hay không? Có thể sử dụng máy tính của Thừa phát lại để khách hàng đăng nhập cuộc họp hay buộc phải từ máy tính của khách hàng? Có khả năng một bên nào đó ngăn cản việc Thừa phát lại có mặt lập vi bằng hay không?

Tìm hiểu các thông tin này để Thừa phát lại có thể hình dung sơ bộ về tình huống lập vi bằng và có phương thức lập vi bằng, cử nhân sự phù hợp.

Xác định nội dung cần ghi nhận

Thừa phát lại sẽ tìm hiểu các nội dung cần lập vi bằng: Toàn bộ hay một phần cuộc trò chuyện; ghi nhận toàn bộ ý kiến của các thành viên họp hay chỉ một số thành viên…

Thừa phát lại cũng sẽ cần trao đổi mục đích lập vi bằng để nắm rõ, tập trung chứng kiến nội dung cần thiết. Đồng thời căn cứ các thông tin mà khách hàng cung cấp, Thừa phát lại có thể tư vấn lại cho khách hàng một số vấn đề liên quan khác dưới góc nhìn của một chuyên gia chứng cứ.

Ghi nhận Thừa phát lại có mặt tại địa điểm lập vi bằng

Thừa phát lại sẽ chụp hình mình có mặt tại địa điểm lập vi bằng, nhằm chứng minh Thừa phát lại thực sự chứng kiến sự kiện lập vi bằng, tuân thủ khoản 1 Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, chúng ta có thể ghi nhận thêm quang cảnh phòng họp ở điểm cầu mà khách hàng Thừa phát lại truy cập cuộc họp; có những ai sẽ tham gia cuộc họp ở đầu cầu này; các công cụ hỗ trợ cuộc họp khác như màn hình TV kết nối máy tính để trình chiếu, loa, micro… để người đọc vi bằng hình dung rõ nét hơn về điểm cầu tham gia cuộc họp.

Ghi nhận thông số máy tính và cài đặt máy tính

Tương tự các vi bằng trên internet khác, Thừa phát lại sẽ ghi nhận thông số máy tính, địa chỉ IP, khả năng kết nối internet, diệt virus, đồng bộ thời gian cho máy tính. Những thao tác này nhằm mô tả, minh chứng máy tính được sử dụng lập vi bằng có cấu hình phù hợp (hoạt động bình thường) đáp ứng được việc truy cập vào ứng dụng Microsoft Teams để lập vi bằng.

Xem các thao tác ghi nhận thông số và cài đặt máy tính ban đầu: Tại đây

Ghi nhận thông tin phần mềm Microsoft Teams và tài khoản sẽ sử dụng để login (đăng nhập) cuộc họp

Thừa phát lại sẽ truy cập vào mục “Cài đặt” hoặc “Setting” ở biểu tượng dấu “…” ở góc trên, bên phải của giao diện Microsoft Teams để có được thông tin của phần mềm (About Teams).

Thừa phát lại ghi nhận phiên bản phần mềm Microsoft Teams

Ngoài ra, Thừa phát lại cũng sẽ mô tả tài khoản được dùng để đăng nhập cuộc họp và sử dụng lập vi bằng (cũng ở biểu tượng của tài khoản góc trên, bên phải giao diện Microsoft Teams).

Điều này nhằm chứng minh, đây chính xác là phần mềm Microsoft Teams và cũng đã được cập nhật phiên bản mới nhất của nhà phát hành đảm bảo khách hàng đang sử dụng phiên bản tốt nhất của nó.

Mô tả tổng quan cuộc họp

Thừa phát lại sẽ chụp màn hình giao diện Microsoft Teams đang diễn ra cuộc họp. Quan sát và ghi nhận có bao nhiêu tài khoản đang đăng nhập tham gia cuộc họp. Các tài khoản đó tên là gì, thông tin cụ thể như thế nào, hình ảnh người đang sử dụng tài khoản (bằng cách nhấp vào từng tài khoản để xem).

Thừa phát lại sẽ không biết thông tin về họ tên, chức vụ của người phát biểu (ngoại trừ khách hàng). Do đó, Thừa phát lại sẽ mô tả trong vi bằng các tài khoản đó là ông A, bà B đang sử dụng (theo lời trình bày của khách hàng).

Thừa phát lại ghi nhận tổng quan cuộc họp

Mô tả diễn biến cuộc họp

Mô tả một phần hay toàn bộ

Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà Thừa phát lại tập trung quan sát toàn bộ/một phần cuộc họp hoặc chỉ tập trung vào phần phát biểu của một số tài khoản nhất định.

Ghi âm, ghi màn hình máy tính là rất quan trọng

Do lời phát biểu thường là văn nói, không như văn đọc nên thường có ngắt quãng, có chữ thừa, quãng nghỉ… đồng thời thời gian cuộc họp có thể kéo dài nên việc đảm bảo chính xác, nguyên văn lời phát biểu của những người tham gia cuộc họp ra văn viết vi bằng là một trở ngại lớn cho Thừa phát lại. Giải pháp là Thừa phát lại khuyến nghị khách hàng sử dụng chức năng ghi màn hình cuộc họp. Thừa phát lại nhấp vào biểu tượng dấu “…” góc trên bên phải giao diện Ms Teams, chọn “Record and transcribe” để thấy thực sự cuộc họp đang được ghi màn hình. Thừa phát lại là người trực tiếp lấy file ghi màn hình trên máy tính.

Hiện Microsoft Teams chỉ cấp chức năng ghi màn hình cho Người tổ chức cuộc họp/Đồng tổ chức/Diễn giả (người thuyết trình). Còn người tham dự thì không được ghi màn hình. Do đó, nếu tài khoản của khách hàng Thừa phát lại là người tham dự thì họ cung cấp video ghi màn hình và đề nghị Thừa phát lại đính kèm vi bằng.

Trường hợp vì bất kỳ lý do gì mà họ không thể có video này thì Thừa phát lại nên ghi âm, quay phim màn hình máy tính sử dụng lập vi bằng (có thu âm bên ngoài) để ghi nhận.

Dù thuộc trường hợp nào thì khi tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng, Thừa phát lại làm rõ khả năng khách hàng có thể ghi màn hình/cung cấp file ghi màn hình được không để Thừa phát lại áp dụng đồng thời việc ghi âm, sử dụng chức năng ghi màn hình máy tính hoặc thậm chí sử dụng camera ngoài để quay, tránh trường hợp bị động, không có file lưu diễn biến cuộc họp.

Mô tả nội dung thảo luận trên chatbox

Mọi người có thể nhắn tin, thảo luận trên chatbox bên phải giao diện Microsoft Teams. Thừa phát lại cũng cần thiết chụp hình, mô tả trong vi bằng nếu khách hàng có yêu cầu.

Trên đây là bài viết “Các bước lập vi bằng trên Microsoft Teams” của Thừa phát lại Đức Hoài trao đổi cùng các đồng nghiệp. Rất mong nhận được phản biện, góp ý của Quý đồng nghiệp, các chuyên gia pháp lý.