Blog Thừa phát lại - Nếu Bên đối lập gay gắt, thể hiện việc từ chối nhận và bỏ đi trước khi khách hàng kịp thông tin nội dung thông báo thì khách hàng gửi lại 01 bản Thông báo trong bìa thư (nếu trời mưa thì nên bọc trong bìa nilong) và để trong hòm thư/ qua khe cửa chính đồng thời dán 01 bản lên cửa nhà (nếu cần thiết).

Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi của một chủ thể đi giao văn bản, tài liệu, công văn cho một chủ thể khác (“Vi bằng giao thông báo”) là một dạng vi bằng rất phổ biến. Nghe qua công việc thì có vẻ đơn giản nhưng người tiếp nhận hồ sơ cần trang bị một số kỹ năng, kiến thức để tiếp khách hàng và giúp việc lập vi bằng được thuận lợi. Dưới đây là một số nội dung mà Blog Thừa phát lại nhận thấy là cần chú ý khi tiếp nhận hồ sơ lập vi bằng giao thông báo:

Vụ việc thuộc thẩm quyền lập vi bằng

Khi tiếp nhận hồ sơ thì người tiếp nhận phải căn cứ Điều 37 Nghị định 08 để xác định đề nghị lập vi bằng giao thông báo có thuộc thẩm quyền của Thừa phát lại hay không đặc biệt là trường hợp lập vi bằng liên quan đến hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng đang thi hành công vụ tại khoản 7 Điều 37.

Ví dụ, nếu khách hàng đề nghị lập vi bằng về hành vi giao Đơn khiếu nại cho công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ của Ủy ban nhân dân Quận thì phải Thừa phát lại phải từ chối lập vi bằng.

Tuy nhiên, nếu yêu cầu của khách hàng thuộc trường hợp Thừa phát lại không được lập vi bằng thì người tiếp nhận hồ sơ chưa từ chối ngay mà cần tìm hiểu mục đích của khách hàng, thảo luận với đồng nghiệp để có giải pháp khác phù hợp với mục đích của khách hàng.

Ví dụ giao thông báo nêu trên, nếu khách hàng muốn chứng minh hành vi gửi Đơn khiếu nại thì có giải pháp khác như Thừa phát lại lập vi bằng khách hàng gửi Đơn khiếu nại qua đường bưu điện; hoặc lập vi bằng khách hàng có mặt tại phòng tiếp nhận hồ sơ khiếu nại của Ủy ban nhân dân Quận và sau đó khách hàng cung cấp cho Thừa phát lại biên nhận đơn đính kèm vi bằng.

Chủ thể lập thông báo

Việc xác định đúng chủ thể lập thông báo rất quan trọng đặc biệt trong trường hợp thông báo là một công việc mang tính bắt buộc, cần thiết để phát sinh quyền, nghĩa vụ.

Ví dụ, A (đủ năng lực hành vi dân sự) cho B vay một khoản tiền, không có lãi nhưng không thỏa thuận thời hạn trả thì khi muốn đòi lại tiền vay thì A phải thông báo cho B biết trước một thời gian hợp lý (khoản 1 Điều 469 BLDS 2015). Tức nghĩa vụ thông báo là A. Nếu bố A là người lập thông báo đòi nợ B nhưng không có hợp đồng ủy quyền hợp lệ thì thông báo đó không có giá trị.

Có một nguyên tắc là người có quyền, nghĩa vụ liên quan trực tiếp đến nội dung thông báo chính là chủ thể có quyền, nghĩa vụ lập thông báo.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức thì chủ thể lập thông báo là doanh nghiệp, tổ chức mà không phải là người đứng đầu tổ chức, người đại diện theo pháp luật, Tổng Giám đốc, Giám đốc hay là Giám đốc Pháp chế (những người này chỉ đại diện doanh nghiệp ký thông báo).

Ví dụ, Công ty A giao kết hợp đồng với Công ty B để mua café. Khi sản phẩm café được giao không đạt chất lượng theo hợp đồng thì sẽ phát sinh quyền khiếu nại cũng như nghĩa vụ thông báo cho Bên B. Chủ thể có quyền lập thông báo là Công ty A vì Công ty A là người trực tiếp giao kết hợp đồng. Thông báo được lập với tư cách là Công ty A gửi Công ty B mà không phải Giám đốc Công ty A gửi Giám đốc Công ty B.

Đối với một số đối tượng khác như người dưới 15 tuổi, người bị mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự thì quyền, nghĩa vụ của họ phải thực hiện thông qua người giám hộ hợp pháp. Do đó, người giám hộ mới là người có quyền trực tiếp lập thông báo (nhưng nhân danh người được giám hộ).

Chủ thể lập thông báo có thể ủy quyền cho người khác thông qua hợp đồng ủy quyền hợp lệ để lập thông báo thay mình (ngoại trừ trường hợp pháp luật không cho phép ủy quyền).

Ví dụ, như hợp đồng mua bán café nêu trên, nếu phát sinh tranh chấp, Công ty A đã lập hợp đồng ủy quyền cho một Luật sư làm đại diện giải quyết thì Luật sư đó có thể lập thông báo gửi công ty B (nhưng vẫn nhân danh Công ty A).

TPL chứng kiến việc lập thông báo trước khi đi giao

Chủ thể cần gửi Thông báo

Tham khảo nguyên tắc tương tự chủ thể lập thông báo nêu trên.

Chủ thể có quyền mời Thừa phát lại lập vi bằng

Là người lập thông báo hoặc người đại diện hợp pháp của họ được xác định theo nguyên tắc tương tự Chủ thể lập thông báo nêu trên.

Tuy nhiên, cần lưu ý thêm trường hợp tổ chức (ví dụ, Ngân hàng) cử nhân sự liên hệ Thừa phát lại lập vi bằng thì cần xác định nhân sự đó là người được quyền yêu cầu lập vi bằng (ký hợp đồng dịch vụ, ký tên là người yêu cầu lập vi bằng) hay chỉ là người tham gia.

a) Nếu nhân sự đó có ủy quyền hợp lệ, nội dung ủy quyền là được ký hợp đồng dịch vụ lập vi bằng và đi giao thông báo thì nhân sự này được ký hợp đồng dịch vụ, ký tên là người yêu cầu lập vi bằng nhưng vẫn phải thể hiện thông tin của tổ chức trước rồi mới đến thông tin người đại diện theo ủy quyền là nhân sự đó.

b) Nếu nhân sự đó chỉ có giấy giới thiệu, hoặc có hợp đồng ủy quyền nhưng chỉ ủy quyền đi giao thông báo thì nhân sự này đó chỉ được ký tên là người tham gia lập vi bằng. Người yêu cầu lập vi bằng trên Phiếu yêu cầu, Hợp đồng dịch vụ và Vi bằng vẫn là tổ chức.

Nội dung thông báo

Người tiếp nhận hồ sơ cần nghiên cứu hồ sơ của khách hàng để tư vấn về nội dung Thông báo. Nếu khách hàng đã có người tư vấn riêng thì người tiếp nhận hồ sơ góp ý, trao đổi riêng với người tư vấn của khách hàng mà tuyệt đối không trao đổi khi có mặt khách hàng (đặc biệt trường hợp thông báo đã do người tư vấn riêng dự thảo).

Trong mọi trường hợp, nội dung của Thông báo là do phía khách hàng quyết định ngay cả trường hợp văn phòng hỗ trợ khách hàng dự thảo Thông báo. Nhằm tránh trường hợp khách hàng khiếu nại văn phòng do có sai sót khi dự thảo thông báo thì sau khi dự thảo xong, người dự thảo cần yêu cầu khách hàng đọc kỹ lại nội dung thông báo và tự chịu trách nhiệm về nội dung thông báo khi quyết định ký tên đồng thời ghi âm, ghi hình lại việc này.

Một thông báo cần có đủ nội dung cần thiết như:

a) Quốc hiệu, tiêu ngữ (bắt buộc nếu người gửi hoặc Bên đối lập là cơ quan, tổ chức liên quan nhà nước).

b) Thông tin chủ thể lập thông báo (ở góc trái trên cùng hoặc trình bày ngay dưới phần ký gửi – Đối tượng gửi thông báo).

c) Tên thông báo (không bắt buộc, tùy ngữ cảnh).

d) Số hiệu thông báo (không bắt buộc nhưng cần thiết đặc biệt là thông báo của cơ quan, tổ chức).

e) Thời gian lập thông báo (bắt buộc).

f) Đối tượng gửi thông báo (bắt buộc).

g) Lời chào mở đầu (không bắt buộc nhưng là cần thiết để thể hiện sự lịch sự hoặc người gửi thông báo đang đề nghị Bên đối lập hỗ trợ việc gì đó).

h) Căn cứ lập thông báo (bắt buộc, có thể đưa vào phần đầu hoặc dẫn chiếu linh hoạt trong nội dung thông báo)

i) Nội dung sự việc (bắt buộc để thuật lại sự việc trước khi đưa ra một thông báo, yêu cầu, đề nghị cụ thể).

j) Yêu cầu, đề nghị cụ thể (nên đánh số từng yêu cầu).

k) Thời gian, địa điểm thực hiện yêu cầu, đề nghị (cần chi tiết đến giờ và số nhà, địa chỉ cụ thể).

l) Nếu Bên đối lập không thực hiện thì chịu chế tài gì (kèm căn cứ)

m) Thông tin liên hệ (cần có tên, địa chỉ nhà/trụ sở, số điện thoại, email nhận phản hồi)

n) Lời chào kết (cần thiết để thể hiện sự lịch sự hoặc người gửi thông báo đang đề nghị Bên đối lập hỗ trợ việc gì đó)

o) Chữ ký của người lập thông báo và con dấu.

Địa chỉ đi thông báo

Sau khi đã xác định chủ thể cần gửi thông báo thì sẽ gửi theo địa chỉ của chủ thể đó.

a) Nếu các bên có hợp đồng

- Gửi theo địa chỉ trên hợp đồng nhưng cần lưu ý là theo địa chỉ liên hệ (và cần thiết phải gửi thêm theo địa chỉ khác như trụ sở/cư trú, email, zalo điện thoại để chứng minh sự thiện chí, nỗ lực gửi thông báo).

- Nếu không có địa chỉ liên hệ thì gửi theo địa chỉ khác đã thể hiện trên hợp đồng như địa chỉ trụ sở/cư trú và cần thiết gửi thêm theo địa email, zalo điện thoại (nếu có).

- Nếu Bên đối lập đã thông báo thay đổi địa chỉ thì phải gửi theo địa chỉ thay đổi.

- Đối với tổ chức thì không gửi thông báo về địa chỉ nhà của người đại diện tổ chức trừ khi tổ chức đó đã có văn bản chỉ định rõ ràng địa chỉ nhận thông báo là địa chỉ đó.

b) Nếu không có hợp đồng nhưng các bên đã có thư từ qua lại thể hiện địa chỉ liên hệ thì gửi theo địa chỉ trên thư từ đó.

c) Nếu không có hợp đồng và thư từ trao đổi từ trước thì gửi theo địa chỉ trên căn cước công dân/chứng minh nhân dân/giấy tờ về cư trú/Giấy đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động.

d) Nếu biết Bên đối lập đang có mặt tại một địa điểm khác ngoài nơi cư trú thì có thể đến đó gửi thông báo.

- Nếu họ nhận thì việc thông báo hoàn thành.

- Nếu họ không nhận hoặc không có mặt thì có thể gửi bìa thư lại cho người khác tại địa chỉ này giao lại giùm (nếu xác định Bên đối lập vẫn còn có mặt tại địa chỉ này, ví dụ địa chỉ làm việc). Vi bằng trong trường hợp này có vai trò chứng minh nỗ lực, thiện chí của khách hàng trong việc đi giao thông báo.

Để thông báo vào bìa thư để giao lại cho người nhà

Thời điểm đi giao thông báo

a) Nếu là Bên đối lập là tổ chức thì phải gửi thông báo trong giờ làm việc của tổ chức đó (thông lệ là 08h – 17h) trừ tình huống khẩn cấp mà cần gửi thông báo càng sớm càng tốt (ví dụ, sự cố công trường...).

b) Nếu là cá nhân thì gửi thông báo trong giờ làm việc nếu nội dung thông báo liên quan đến công việc hành chính hàng ngày.

c) Nếu là cá nhân nhưng liên quan đến công việc cá nhân thì có thể gửi ngoài giờ làm việc do xác suất gặp mặt trực tiếp Bên đối lập cao. Tuy vậy, theo thông lệ thì không nên gửi thông báo lúc 22 giờ đến 06 giờ ngày hôm sau.

Thời gian báo trước trong thông báo

a) Đối với việc thông báo mà hợp đồng hoặc pháp luật đã có quy định về thời gian tối thiểu phải thông báo thì phải thực hiện theo. Vi phạm thời gian tối thiểu phải thông báo có thể dẫn đến việc Tòa án nhận định là việc thông báo chưa hợp lệ.

Ví dụ, A có căn nhà cho B thuê. Nay A rất muốn bán cho C và 2 bên đã thỏa thuận xong về mọi điều kiện mua bán. Tuy vậy, theo Điều 127 Luật Nhà ở năm 2014 thì A cần phải thông báo cho B và B có thời gian 30 ngày để quyết định.

Nếu ngày 01/10/2023, A giao thông báo nhưng nội dung thông báo chỉ cho B hạn cuối đến ngày 10/10/2023 để quyết định và thực tế sau đó khi chưa nhận được phản hồi của B mà A và C đã ký Hợp đồng mua bán ngày 11/10/2023 là trái Điều 127 Luật Nhà ở năm 2014.

b) Đối với việc thông báo mà hợp đồng hoặc pháp luật quy định phải thông báo trước “một thời gian hợp lý” hoặc tương tự thì cần căn cứ vào nhiều yếu tố như yêu cầu trong thông báo, khả năng của chủ thể nhận thông báo, thời gian thông thường để hoàn thành yêu cầu, tình trạng mối quan hệ giữa hai bên tại thời điểm yêu cầu.

Ví dụ, với số nợ 100 triệu, bên vay là người sở hữu 05 nhà hàng hải sản đông khách thì 03 ngày là thời gian hợp lý để yêu cầu người này trả hết nợ. Nhưng cũng số nợ là 100 triệu mà người cần trả là một công nhân ăn lương tháng 15 triệu/tháng và không có tài sản gì khác thì cần thiết cho họ 03 tháng để xoay xở trả nợ là hợp lý.

Ví dụ, cũng là người công nhân và số nợ 100 triệu nêu trên nhưng người này có nhà đất, ô tô và bên cho vay cũng đã cho vay một thời gian dài, nhắc nợ nhiều lần mà không thấy trả thì thời gian báo trước hợp lý có thể chỉ cần 07 ngày.

c) Đối với việc thông báo mà hợp đồng hoặc pháp luật không có quy định về thời gian phải thông báo thì cũng tuân theo nguyên tắc hợp lý tại Mục b nêu trên.

Các giấy tờ, hồ sơ khách hàng cần cung cấp

a) Nhóm giấy tờ về chủ thể (bản chính/bản sao y bản chính):

- Căn cước công dân/CMND/Hộ chiếu/Chứng minh sỹ quan quân đội (nếu khách hàng là cá nhân); Giấy đăng ký doanh nghiệp/Giấy đăng ký hoạt động/Quyết định thành lập; Căn cước công dân/CMND/Hộ chiếu/Chứng minh sỹ quan quân đội của người đại diện theo pháp luật (nếu khách hàng là tổ chức).

- Giấy tờ về ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền.

- Giấy tờ về sự tham gia: Giấy giới thiệu.

b) Nhóm giấy tờ liên quan thông báo

- Thông báo (bản chính).

- Hợp đồng hoặc giấy tờ khác liên quan đến Thông báo (nếu có).

Tư vấn cho khách hàng hướng xử lý đối với các tình huống giao thông báo

a) Nếu gặp đúng Bên đối lập và họ đồng ý nhận.

Chỉ cần giao là hoàn thành xong công việc. Không cần người đó ký nhận hoặc phải trao đổi thêm công việc gì.

b) Nếu gặp đúng Bên đối lập và người này không đồng ý nhận.

Nên tiếp cận việc giao thông báo bằng việc khách hàng đến trao đổi, nói chuyện với Bên đối lập. Trong buổi nói chuyện, thì khách hàng nhân tiện đề cập việc gửi thông báo, nội dung thông báo và Thừa phát lại ghi âm. Sau đó, gửi Thông báo lại cho người cần giao hoặc trên bàn làm việc mà không nên nhấn mạnh việc giao thông báo, yêu cầu họ ký nhận. Điều quan trọng trong vi bằng giao thông báo mà bị từ chối nhận là việc khách hàng đã trao đổi rõ về nội dung thông báo cho Bên đối lập và có Thừa phát lại ghi âm.

Nếu Bên đối lập gay gắt, thể hiện việc từ chối nhận nhưng vẫn còn đứng ở đó để nói chuyện: Khách hàng của Thừa phát lại cần ôn hòa trao đổi với Bên đối lập về nội dung thông báo.

Ví dụ, khách hàng nói “Em đại diện theo ủy quyền của anh Huỳnh Văn Hiếu đến giao thông báo cho chị Vân Anh. Theo thông báo này thì Anh Hiếu đề nghị chị Vân Anh vào 09 giờ ngày 15/10/2023 có mặt tại Phòng công chứng số 3, TP. Hồ Chí Minh để ký Hợp đồng mua bán căn nhà số 02 Tagore, Bình Thọ, Thủ Đức theo Hợp đồng đặt cọc ngày 31/08/2023 mà anh Hiếu và chị Vân Anh đã ký kết. Em gửi chị Vân Anh thông báo (vừa nói vừa đưa thông báo cho Bên đối lập để họ có ý kiến từ chối nhận cho Thừa phát lại ghi nhận)”.

Nếu Bên đối lập gay gắt, thể hiện việc từ chối nhận và bỏ đi trước khi khách hàng kịp thông tin nội dung thông báo thì khách hàng gửi lại 01 bản Thông báo trong bìa thư (nếu trời mưa thì nên bọc trong bìa nilong) và để trong hòm thư/ qua khe cửa chính đồng thời dán 01 bản lên cửa nhà (nếu cần thiết).

Trong tất cả trường hợp Bên đối lập từ chối nhận thì cần nhắn tin nội dung cơ bản của Thông báo qua số điện thoại Bên đối lập, gửi bản chụp Thông báo qua zalo để thể hiện sự thiện chí, nỗ lực thông báo của khách hàng.

c) Nếu không gặp được Bên đối lập, chỉ gặp người thân và người này đồng ý nhận thay thì khách hàng xử lý như sau:

- Hỏi tên của người thân, năm sinh;

- Hỏi việc Bên đối lập đang có mặt ở địa chỉ này không;

- Hỏi người thân có đồng ý nhận thay thông báo không;

- Gọi điện cho bên đối lập (mở loa ngoài cho Thừa phát lại quay phim):

+ Nếu Bên đối lập có bắt máy thì báo rằng mình đã đến địa chỉ x để giao thông báo và đề nghị Bên đối lập có mặt để nhận; Thông tin có người thân tên gì có mặt và đã đồng ý nhận thay; Bên đối lập có đồng ý để người thân nhận thay không.

+ Nếu Bên đối lập không bắt máy, không liên lạc được thì vẫn tiếp tục các bước tiếp theo.

- Giao thông báo cho người thân.

- Nhắn tin điện thoại cho Bên đối lập về nội dung cơ bản của Thông báo, nhắn tin zalo (kèm hình chụp thông báo) và thông tin việc đã gửi thông báo cho người thân.

d) Nếu không gặp được Bên đối lập, chỉ gặp người thân và người này không nhận thay.

- Hỏi tên của người thân;

- Hỏi việc Bên đối lập đang có mặt ở địa chỉ này không;

- Hỏi người thân có đồng ý nhận thay thông báo không;

- Gọi điện cho bên đối lập (mở loa ngoài cho Thừa phát lại quay phim):

+ Nếu Bên đối lập có bắt máy thì báo rằng mình đã đến địa chỉ x để giao thông báo, có gặp người thân nhưng người này từ chối nhận thay; đề nghị Bên đối lập có mặt để nhận.

+ Nếu Bên đối lập không bắt máy, không liên lạc được thì vẫn tiếp tục các bước tiếp theo.

- Gửi lại 01 bản Thông báo trong bìa thư (nếu trời mưa thì nên bọc trong bìa nilong) và để trong trên bàn/hòm thư/qua khe cửa chính đồng thời dán 01 bản lên cửa nhà.

- Nhắn tin điện thoại cho Bên đối lập về nội dung cơ bản của Thông báo, nhắn tin zalo (kèm hình chụp thông báo) và thông tin việc đã gửi thông báo tại nhà.

e) Nếu không gặp được Bên đối lập và không gặp người thân.

- Gọi điện cho bên đối lập (mở loa ngoài cho Thừa phát lại quay phim):

+ Nếu Bên đối lập có bắt máy thì báo rằng mình đã đến địa chỉ x để giao thông báo nhưng địa chỉ này khóa cửa; đề nghị Bên đối lập có mặt để nhận.

+ Nếu Bên đối lập không bắt máy, không liên lạc được thì vẫn tiếp tục các bước tiếp theo.

- Gửi lại 01 bản Thông báo trong bìa thư (nếu trời mưa thì nên bọc trong bìa nilong) và để trong hòm thư/ qua khe cửa chính đồng thời dán 01 bản lên cửa nhà (nếu cần thiết).

Để thông báo lại qua cửa căn nhà khi bên cần thông báo vắng mặt

Thuận lợi, khó khăn trong quá trình lập vi bằng

Người tiếp nhận hồ sơ phải khai thác thông tin từ khách hàng và hồ sơ để đưa ra nhận định về sự thuận lợi, khó khăn trong quá trình lập vi bằng và định hướng giải pháp xử lý phù hợp:

a) Địa điểm lập vi bằng là nơi làm việc hay địa chỉ cư trú?

b) Địa điểm lập vi bằng có dễ tiếp cận hay là không?

c) Thời gian mà khách hàng cần đi giao thông báo có phù hợp hay không?

d) Thái độ của Bên đối lập là hợp tác hay chống đối?

e) Bên đối lập có khả năng có mặt tại địa điểm giao thông báo hay không?

f) Địa điểm giao thông báo thường có người ở đó không hay đóng cửa?

g) Có người nào khác ở địa điểm lập vi bằng để nhận thay Bên đối lập hay không?

h) Người trực tiếp đi giao thông báo có biết mặt Bên đối lập trước hay chưa?

i) Bên đối lập có biết tiếng Việt không?

j) Bên đối lập có bị tác động, chịu sự ảnh hưởng mạnh của ai trong việc nhận thông báo không?

Báo phí lập vi bằng và thụ lý hồ sơ

Người tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý báo phí theo nhu cầu của khách hàng:

a) Phí lập vi bằng trong giờ hành chính

b) Phí lập vi bằng ngoài giờ hành chính

c) Phí lập vi bằng giao thông báo tại 1 hay nhiều địa điểm bao gồm gửi kèm qua bưu điện (nếu có).

d) Phí lập vi bằng giao thông báo nhưng kèm theo ghi nhận buổi nói chuyện, làm việc (đặc biệt lưu ý là thường khách hàng sẽ tới nói chuyện với bên đối lập và muốn Thừa phát lại ghi nhận phần nội dung nói chuyện đó trong vi bằng).

Phí phát sinh khi ghi nhận thêm các hành vi liên quan khác (nếu có): Gọi điện, nhắn tin, gửi email.

Trên đây là những chia sẻ của Blog Thừa phát lại về việc tiếp nhận hồ sơ vi bằng giao thông báo theo những kinh nghiệm của cá nhân người viết. Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích đến mọi người.

Bài viết dựa trên quan điểm cá nhân của tác giả hoặc tổng hợp từ các nguồn tin tức đã được dẫn chiếu trong bài viết. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc sử dụng dịch vụ Thừa phát lại, xin vui lòng liên hệ theo SĐT 0357 133 132 hoặc email blogthuaphatlai@gmail.com. Xin cảm ơn!